Automatisation des opérations de l’entreprise
Nous automatisons aussi le transfert de l’information d’un système à l’autre, notamment pour la facturation, les rapports, les approbations, l’intégration des employés et la planification.
Planifier un appel de 20 minutesLe travail administratif qui revient chaque semaine
Les factures partent en lot à la fin du mois. Quelqu’un monte le rapport hebdomadaire à partir de plusieurs comptes, et personne ne le met à jour. Les approbations circulent par courriel et sont relancées en personne. Plusieurs personnes saisissent les mêmes renseignements client dans le CRM, l’outil de facturation et le contrat. Rien de tout cela ne prend longtemps, mais l’ensemble occupe des heures chaque semaine.
Une fois les automatisations en place, la facture part le jour où la prestation se termine, et le rapport hebdomadaire arrive sans que personne ouvre un tableau de bord. Les cas qui demandent du jugement sont confiés à une personne. Au trentième jour, nous comptons les heures économisées par rapport à la valeur de référence.
Ce que nous automatisons
Facturation et rappels de paiement
L’automatisation
Nous relions le CRM et l’outil de facturation. Quand une transaction est conclue ou qu’une prestation se termine, la facture part selon les modalités convenues. Des rappels suivent, avant et après l’échéance, jusqu’à la réception du paiement.
Le résultat
La fin du mois commence sans retard accumulé.
Production de rapports et tableaux de bord
L’automatisation
Nous relions le CRM, l’outil de facturation et les plateformes publicitaires à un seul tableau de bord. Chaque semaine, il envoie à l’équipe et aux finances un résumé des revenus facturés et encaissés, des prestations réalisées, des demandes et des dépenses publicitaires, et il en archive une copie à la fin du mois.
Le résultat
Personne n’a à se connecter pour compiler les chiffres.
Saisie de données
L’automatisation
Nous relions les formulaires Web au CRM et à la facturation. Un renseignement saisi une seule fois, dans un formulaire Web ou un courriel, parvient à chaque système qui en a besoin, dans le format que chacun attend.
Le résultat
Personne ne saisit deux fois le même client.
Approbations internes
L’automatisation
Nous faisons passer les approbations par un outil de flux de travail. Les remises au-delà d’un seuil, les contenus avant leur mise en ligne, les factures de fournisseurs et les demandes de congé parviennent au bon approbateur avec les détails joints. L’outil relance tout ce qui reste sans réponse après un nombre de jours défini.
Le résultat
Les approbations ne circulent plus par courriel.
Intégration des employés
L’automatisation
Nous mettons en place la séquence qui démarre quand une nouvelle recrue ou un prestataire est ajouté au système RH. Elle demande la création des comptes, commande l’équipement, établit l’agenda de la première semaine, envoie les politiques internes à signer et remet au gestionnaire une liste de vérification datée.
Le résultat
La liste de vérification du gestionnaire arrive déjà datée.
Planification et rappels
L’automatisation
Nous relions un outil de planification aux agendas de l’équipe et au système RH. Il réserve les visites sur place, les rencontres avec les fournisseurs, les entrevues et les revues internes, puis envoie confirmations et rappels. La personne qui réserve peut déplacer la plage horaire, et le résultat est consigné dans la fiche.
Le résultat
L’outil de planification réserve les visites sur place sans aller-retour par courriel.
Génération de documents
L’automatisation
Nous mettons en place un outil documentaire qui produit propositions, contrats, énoncés des travaux, fiches d’intervention et rapports mensuels destinés aux clients à partir de la fiche CRM et des modèles approuvés. Chaque document est envoyé pour signature ou classé dans le bon dossier.
Le résultat
Chaque document part avec le libellé approuvé et les chiffres à jour.
Interconnexion des systèmes
L’automatisation
Nous relions les outils de l’équipe (CRM, plateforme de courriel et de SMS, facturation, formulaires, outil de planification, feuille de calcul) au moyen d’un outil de flux de travail. Quand une facture est réglée, la transaction apparaît comme payée, et un changement de prix dans la feuille maîtresse se répercute sur le site Web et sur chaque annonce.
Le résultat
La feuille maîtresse est le seul endroit où l’on modifie un prix.
Agents d’IA et flux de travail internes
L’automatisation
Nous créons des assistants d’IA et des flux de travail internes pour les tâches répétitives qui restent. L’un prépare des brouillons de réponse aux demandes courantes à partir de la banque de réponses approuvée, et un autre répond aux questions du personnel sur les politiques à partir des propres documents de l’entreprise.
Le résultat
L’équipe révise les brouillons et les exceptions, et peut modifier elle-même n’importe quel flux de travail.
Livrables
- Une cartographie du travail manuel : qui le fait, à quelle fréquence et en combien de temps
- Les valeurs de référence, convenues avant la mise en place, dont l’estimation par l’équipe de ses heures de travail manuel par semaine
- Les automatisations, chacune accompagnée d’une documentation écrite
- Une vue de surveillance qui alerte l’équipe en cas de défaillance d’une automatisation
- Une passation, après laquelle l’équipe du client devient responsable de chaque flux de travail
- Une comparaison au trentième jour avec la valeur de référence, y compris pour les indicateurs restés inchangés
Cas d’application
- Les rappels de paiement partent quand quelqu’un y pense
- Les nouvelles recrues attendent leurs comptes et leur équipement
- Les propositions partent d’une copie de la précédente et en gardent les chiffres
- Personne ne peut dire quelles approbations sont en attente
- Trouver un moment pour une visite sur place exige une série de courriels
Autres services
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Lors d’un premier appel, nous dressons la liste des tâches administratives qu’une personne fait encore à la main chaque semaine et vous disons si c’est le bon point de départ.
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